Un restaurante decide cada día cuántas personas pone en sala, cuánto pide al proveedor y a qué hora abre la cocina. Sin embargo, en muchos negocios del sector la cuenta de resultados llega tres o cuatro semanas después, cuando la gestoría cierra el mes. Para entonces esas decisiones ya están tomadas, pagadas y olvidadas.
Cuando hablo con dueños de grupos de restauración, la frase que más se repite es «este año vendemos más que nunca y en la cuenta no se nota».
El problema casi nunca es la falta de datos. El TPV sabe qué se vendió, a qué hora y en qué mesa. El programa de compras sabe qué entró y a qué precio, el de turnos sabe quién trabajó y cuántas horas, y el banco sabe qué dinero llegó de verdad. Cada sistema guarda su parte y nadie los junta hasta que el mes ha terminado.
En un artículo reciente de Paz Álvarez en El País, una docente del Basque Culinary Center lo resumía así: hay que tener en cuenta «el coste de la materia prima, el de personal y el del alquiler. Todo esto conviene controlarlo semanalmente, no como se hacía antes, cuando se revisaba de forma mensual o semestral. Eso ya no es posible». En el mismo texto, Marcel Planellas, profesor honorario de Esade, recordaba que «seis de cada diez restaurantes que se abren cierran antes de los cinco años». Con márgenes así, un mes de retraso pesa.
Hay tres sitios donde ese retraso se nota más.
El primero es el personal. El cuadrante de la semana se suele hacer copiando el de la semana anterior, porque es lo rápido. Así salen martes con dos camareros de más y sábados con la cocina sin manos. Ninguno de los dos problemas aparece en el TPV ni en el programa de turnos por separado; aparece al cruzar lo que vendió cada franja con las horas que había puestas en esa franja. Si ese cruce se hace a fin de mes, se han pagado cuatro semanas de desajuste antes de corregir la primera.
Mirando solo el TPV, todo cuadra, y mirando solo el banco, también
En un grupo de restauración de Girona, hacer ese cruce cada semana y ajustar los turnos fue parte de cómo llegaron a facturar 400.000 € más en doce meses con un 10 % menos de coste de personal, sin abrir ningún local.
El segundo es la caja. El TPV dice que se cobró una cantidad y el banco dice que entró otra. Muchas veces la diferencia tiene explicaciones normales: comisiones, datáfonos que liquidan otro día, efectivo que se ingresa tarde. Otras veces son anulaciones después de cobrar, invitaciones que nadie autorizó o efectivo que no llega. Mirando solo el TPV, todo cuadra, y mirando solo el banco, también. La fuga se ve al poner los dos uno al lado del otro, ticket a ticket. A fin de mes, nadie recuerda ya qué pasó aquel jueves.
El tercero son las compras. La ficha técnica dice que un plato cuesta una cantidad, pero lo comprado ese mes, dividido entre lo vendido, da otra. Esa distancia puede ser merma, una ficha que nadie actualizó cuando subió el aceite o una ración que en cocina sirven más generosa de lo que pone el papel. Sin cruzar compras con ventas, el coste de materia prima real es una suposición, y si el cruce llega con el cierre mensual, la subida del proveedor lleva semanas comiéndose el margen.
Ninguno de estos problemas se arregla comprando otro programa. Lo que falta es que los sistemas que ya hay se hablen entre ellos y que alguien mire el resultado cada semana con un criterio fijo: la misma franja, el mismo día de la semana, la misma forma de contar.
La inteligencia artificial puede acortar mucho ese plazo. Un aviso por la mañana de que un local cerró ayer con la caja descuadrada, o de que el jueves viene más gente de la que hay en el cuadrante, ahorra horas y llega a tiempo de cambiar algo. Pero con datos sueltos y mal registrados, la IA solo da respuestas equivocadas más rápido. Y hay una línea que conviene no mover: ningún sistema debería pagar, pedir o cambiar nada en un negocio sin que una persona lo apruebe.
Para quien dirige un grupo y se reconoce en el «vendemos más y ganamos menos», propongo un ejercicio para esta semana, sin esperar al cierre. Coged un solo local y una sola franja, la que más os preocupe. Poned en una hoja lo que vendió cada día de la semana pasada, las horas de personal que había puestas y lo que entró en el banco. No hace falta ningún programa nuevo: basta con sacar tres informes y mirarlos juntos el lunes. Esa hoja dice más que el informe mensual entero, y llega tres semanas antes.
Ricard Vidal es fundador de Rockstar Data, empresa barcelonesa que aplica datos, previsión de demanda e IA a la hostelería. Ayuda a grupos de restauración a conectar ventas, personal y compras para decidir cada semana, no a fin de mes.