La gestión de compras continúa siendo uno de los procesos con mayor carga administrativa para los negocios de restauración. La acumulación de albaranes, la recepción de facturas y la comprobación manual de precios y cantidades obligan a los equipos a dedicar tiempo a tareas que, en muchos casos, retrasan la detección de errores y dificultan el control del gasto.
En este contexto, tSpoonLab apuesta por la automatización del proceso de compras, desde la realización del pedido hasta el análisis de los costes, mediante herramientas de inteligencia artificial que permiten conectar toda la documentación generada en cada operación.
Una de las principales funcionalidades de su sistema es el InBox Inteligente de Facturas, una solución que compara automáticamente las facturas recibidas con los albaranes previamente digitalizados. De esta forma, los establecimientos pueden identificar discrepancias de precios o cantidades sin necesidad de revisar manualmente cada documento.
Más de tres millones de albaranes procesados en 2025
El funcionamiento del sistema se apoya en el OCR Inteligente de Albaranes, una tecnología que permite digitalizar los documentos de entrega mediante una fotografía realizada en el momento de recibir la mercancía.
La herramienta extrae información como el proveedor, los productos, las cantidades y los precios, y la incorpora directamente al sistema. Según los datos facilitados por tSpoonLab, la tecnología reconoce hasta el 95% de los albaranes, incluidos documentos manuscritos, deteriorados o con una impresión de baja calidad.
Durante 2025, la solución procesó más de tres millones de albaranes, un volumen que refleja la escala alcanzada por esta tecnología en la gestión documental de los establecimientos.
La principal diferencia respecto a los sistemas convencionales de lectura de facturas reside en que la información del albarán ya está registrada cuando llega la factura. Esto permite realizar la conciliación automática de ambos documentos y señalar posibles diferencias entre lo entregado y lo facturado.
El sistema también identifica los documentos que requieren una revisión manual y permite gestionar las incidencias con los proveedores. En caso de detectar una discrepancia, propone una respuesta que debe ser revisada y confirmada por el responsable antes de su envío.
Del pedido al análisis de costes
La conciliación de facturas forma parte de un proceso más amplio con el que tSpoonLab busca integrar las distintas fases de aprovisionamiento de los negocios hosteleros.
El flujo comienza con la generación de pedidos mediante plantillas de compra, que también pueden utilizarse por voz. Posteriormente, cuando llega la mercancía, el personal de cocina o sala comprueba la entrega y digitaliza el albarán.
A partir de ese momento, el sistema registra la información necesaria para que el equipo administrativo pueda contrastarla con las facturas que llegan a través de una dirección de correo electrónico específica para cada centro de coste.
La herramienta extrae automáticamente los datos de facturación, incluidos importes, IVA, vencimientos y referencias de albaranes. Una vez conciliados los documentos, las facturas se incorporan al ERP del cliente, mientras que la plataforma tspoonBack permite consultar en tiempo real el gasto por proveedor, categoría o centro de coste.
Este modelo busca reducir la intervención manual y mejorar la disponibilidad de información para tomar decisiones sobre compras, detectar desviaciones y controlar la evolución de los costes operativos.
Gronx pone el foco en la detección de incidencias
La experiencia de Gronx permite ilustrar algunos de los problemas administrativos que la automatización pretende resolver.
Ibón Leunda, CEO de la compañía, recuerda cómo se gestionaban anteriormente los pedidos y albaranes:
«Teníamos los pedidos en unos listados que rellenábamos, recortábamos la parte de cada proveedor y se la mandábamos por WhatsApp. Después llegaba el albarán, amontonábamos todos esos albaranes y había que tener suerte de que, a la hora de la facturación, estuvieran todos».
Con la digitalización de este proceso, el objetivo pasa de revisar toda la documentación a concentrar los esfuerzos en las operaciones que presentan incidencias.
«Con proveedores como el de las verduras, que nos entrega entre 20 y 24 albaranes al mes, el InBox Inteligente de Facturas te marca los dos que no están correctamente recibidos. Puedes dedicar el tiempo a ir a esos dos, atacar el problema, volver a recibirlos y ver qué diferencia de precios había», explica Leunda.
La posibilidad de identificar únicamente los documentos con discrepancias cobra especial relevancia en negocios que trabajan con numerosos proveedores y reciben entregas frecuentes, donde la revisión manual puede convertirse en una carga significativa para los equipos administrativos.
La automatización gana peso en la gestión hostelera
La incorporación de inteligencia artificial a los procesos internos está ampliando las posibilidades de digitalización de la restauración, especialmente en áreas como las compras, el control de inventarios y la gestión económica.
En este escenario, soluciones como la desarrollada por tSpoonLab buscan conectar la operativa diaria de los establecimientos con la información financiera del negocio, permitiendo disponer de datos actualizados y reducir errores derivados de la gestión manual.
La compañía profundizará en este modelo el próximo 26 de octubre, cuando celebrará una nueva sesión de tSpoonLive bajo el título: Automatización Flujo Completo de Compras. Durante el encuentro, su equipo mostrará el funcionamiento del sistema y responderá a las preguntas de los participantes.
La sesión contará con inscripción previa y los usuarios registrados que no puedan asistir recibirán posteriormente la grabación. Puedes reservar tu plaza aquí.
