La digitalización de los restaurantes tiene efectos significativos en la mejora de la gestión y la rentabilidad del negocio. Entre los más evidentes se encuentra la reducción de costes y del tiempo de trabajo dedicado a procesos manuales, sobre todo aquellos relacionados con el backoffice, como son la automatización de gastos o el control de stock.

Mirar más allá de la clásica hoja de gastos mensuales permite obtener una visión global y realista del negocio de restauración. Las empresas son capaces de arrojar un mejor diagnóstico acerca de sus capacidades financieras, lo cual se revela crucial en un contexto marcado por la reducción de los márgenes de rentabilidad por la presión inflacionista. Una circunstancia esta última que obliga a las empresas de restauración a explorar nueva formas de optimizar sus procesos.

Una de las empresas que más habilidad está demostrando a la hora de introducir soluciones tecnológicas es Pastelerías Mallorca. En su caso, la pandemia ha supuesto un antes y un después en cuanto a digitalización, toda vez que hoy la mitad de las ventas se generan en su tienda online. Pero además, la compañía fundada por la familia Moreno está apostando por automatizar procesos internos de la mano de Pleo. Se trata de una solución de gastos empresariales que trabaja con clientes de restauración como Grosso Napoletano, Foreo, Just Eat, Acciona, Hello Fresh, Finetwork o Grupo Dani García.

Pastelerías Mallorca ha centralizado su contabilidad a medida que impulsaba su negocio de delivery

Tal y como explica Borja Sánchez-Cabezudo, director de finanzas de Pastelerías Mallorca, buscaban una solución verdaderamente ágil en la gestión de gastos, sobre todo enfocado en la gestión y aprobación de los mismos. «En mi caso, algo que era inviable que dependiera de mi revisión personal por el hecho de tener que montar un reporte y analizar ticket a ticket, ahora puedo dedicarle unos minutos una vez al mes y poder revisar de forma directa cada gasto que se realiza».

Al igual que los ritmos de trabajo de la compañía se han adaptado a las exigencias del delivery, para la empresa familiar era fundamental mejorar sus sistemas para tener un mayor control y centralización de su contabilidad. «Fundamentalmente en nuestro caso buscamos que la gestión de los gastos no sea un cajón de sastre imposible de controlar. Este tipo de herramientas facilitan el control de una forma muy sencilla y la extensión a cualquier tipo de empleado, dadas las diferentes versiones de uso que tiene Pleo como el pocket o el reembolso de gastos», indica Sánchez-Cabezudo.

Más que el evidente ahorro económico, las ventajas vienen por la parte de gestión y ser capaz de controlar de primera mano los gastos realizados en restauración. «Cuando los trabajadores saben que existe un sistema realmente ágil y cómodo para la revisión de gastos, hay una parte de ahorro que viene dada por gastos que no se producen, mientras que sin ese control, el trabajador puede pensar o intentar colar ciertos gastos al saber lo difícil de su detección o revisión». Aunque las principales mejoras se han aplicado en el back office, desde Pastelerías Mallorca destacan la agilidad ganada hacia el usuario, ya que las soluciones aplicadas reducen notablemente la posibilidad de pérdida de ticket o la falta de comunicación en materia de gastos.

La marca de vinos Cría Cuervos también ha confiado parte de su proceso de digitalización a Pleo. Con un canal de ventas puramente online, esta empresa digital buscaba llevar al día sus facturas y, con el tiempo, ha profesionalizado su día a día para aumentar el rendimiento interno. «El dinamismo es nuestro día a día el control de costes y las aprobaciones son operaciones fluidas», destaca Sandro Ávila, Chief Operating Officer de la marca, sobre los beneficios que tiene categorizar cada gasto y saber en qué partidas podemos tener un margen de ahorro así como prever un imprevisto no deseado teniendo un mayor control sobre la economía de la empresa.