En la industria hotelera actual, hay dos elementos que es imprescindible tener bajo control en todo momento para maximizar los ingresos y proporcionar un excelente servicio al cliente: la gestión eficiente de las reservas y la disponibilidad de habitaciones. En este sentido, a lo largo de los últimos años, los avances tecnológicos han provocado que gane importancia el que se ha convertido en uno de los pilares que facilita esta tarea, y es el channel manager. 

No son muy conocidas ni la existencia ni las funciones de este instrumento, a pesar de su absoluta relevancia en el sector. Por ello, a continuación, vamos a explorar qué es un channel manager y cuáles son sus funciones principales en la gestión hotelera.

Se trata de una herramienta de software que permite a los hoteles, ya seas cadenas o independientes, gestionar sus inventarios de habitaciones y tarifas en múltiples plataformas de distribución online de manera centralizada. Estas plataformas pueden incluir agencias de viajes en línea (OTAs) como Booking.com, Expedia, y Airbnb, así como el propio sitio web del hotel y otros canales de distribución.

De esta forma, el channel manager actúa como un intermediario automatizado que sincroniza la disponibilidad de habitaciones y los precios en tiempo real entre el sistema de gestión de propiedades (PMS) del hotel y los diferentes canales de distribución. Esto asegura que la información sea consistente y actualizada en todas las plataformas, reduciendo el riesgo de errores y sobreventas.

En un mercado tan competitivo y dinámico como es el hotelero, contar con un channel manager potente puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un hotel. En este sentido, a continuación, las principales funciones que cumple esta herramienta.

Sincronización en tiempo real

Sin duda, una de las funciones más importantes del channel manager es la capacidad de sincronizar la disponibilidad de habitaciones y las tarifas en tiempo real. Esto se traduce en que, cuando se realiza una reserva en cualquier canal, esta herramienta actualiza de forma instantánea la disponibilidad en todos los demás canales. 

Este proceso automático minimiza la posibilidad de sobreventa, que si se da puede dar resultado a una mala experiencia para el huésped y en pérdidas económicas para el hotel.

Gestión centralizada de tarifas

A su vez, el channel manager permite a los hoteles gestionar sus tarifas de manera centralizada. Los administradores pueden ajustar los precios y las políticas de tarifas desde una única plataforma y estas actualizaciones se reflejarán automáticamente en todos los canales conectados. 

Esta función es muy relevante para implementar estrategias de revenue management, permitiendo a los hoteles ajustar los precios en función de la demanda, la competencia y otros factores del mercado.

Optimización del inventario

Otro de los usos que los hoteleros le dan a esta herramienta es la optimización del inventario, que se ha convertido en otro beneficio clave. Un channel manager eficaz permite a los hoteles maximizar su ocupación al garantizar que todas las habitaciones disponibles se comercialicen en múltiples canales sin riesgo de duplicación. De esta forma, ayuda a mejorar la visibilidad del hotel y a captar una mayor audiencia, lo que se traduce en un aumento potencial de las reservas.

Reducción de errores manuales

El uso de este instrumento automatiza muchas de las tareas repetitivas y propensas a errores que anteriormente se realizaban manualmente. Al eliminar la necesidad de actualizar manualmente cada canal de distribución, se reducen significativamente los errores humanos, como las tarifas incorrectas o la disponibilidad inexacta.

Análisis y reportes

A su vez, los channel managers suelen incluir herramientas de análisis y reportes que proporcionan datos importantes sobre el rendimiento de los canales de distribución, las tendencias de reserva y otros indicadores clave. Estos insights permiten a los hoteles tomar decisiones informadas y ajustar sus estrategias de marketing y ventas para maximizar los ingresos.

Integración con otros sistemas

Para funcionar de manera óptima, esta herramienta está diseñada para integrarse con otros sistemas utilizados por los hoteles, como el PMS, el sistema de reservas en línea (CRS) y las herramientas de revenue management. Esta integración asegura una fluida comunicación y transferencia de datos entre todos los sistemas, lo que mejora la eficiencia operativa y la precisión de la información.